Бывают случаи, когда на время своего отсутствия сотрудник должен сдать ключи под охрану. Для этого ключи должны быть помещены в специальные пеналы. Это значительно упрощает процесс контроля и сдачи ключей. В пенале хранятся ключи от объектов, которые подлежат охране в связи с конфиденциальностью или хранением под ключом особых ценностей. Они учитываются в специальном журнале, а именно когда были сданы, забраны и кем. Если есть необходимость, то пенал с ключом передается другому сотруднику, о чем делается запись в журнале. Пенал должен быть эргономичным, удобно открываться, чтобы ключ в нем размещался плотно и надежно, в то же время удобно вкладываясь и выбираясь. Иногда ключницы опечатывают, если в этом есть необходимость. Для этого есть выемка на пенале, куда помещается пластилин, а также место для крепления шпагата. Таким образом, опечатывая пенал, обеспечивается предохранение от несанкционированного доступа посторонних лиц к ключам, а, значит, объектам, которые переданы под ключ.
Обычно, если ключей немного и помещение небольшое, тубус для ключей подлежит маркировке, например, может ставиться номер опечатываемого объекта. Когда тубус сдается под охрану, он ставится на определенное маркированное место, обозначенное буквами или номером. Это упрощает поиск ключа, его хранение и передачу.
Для того, чтобы хранить даже небольшое количество тубусов, надо, чтобы была определенная конструкция пенальницы. Одним из лучших вариантов может быть пенальница, которая изготавливается по особому проекту. В таких шкафах есть специальные ячейки, в которых можно хранить пеналы надежно и экономно. Также они удобно размещаются и легко извлекаются при необходимости.
Шкаф, в котором хранятся ключи в тубусах или пеналах, является конструкцией, изготовленной, как правило, из металла и выкрашенной в определенный цвет порошковой краской. Внутри шкафа есть дверцы, в которых имеются специальные отверстия, чтобы пеналы с ключами размещать в определенном порядке. Пенальницы предназначены для хранения двадцати, тридцати, сорока или пятидесяти пеналов. Возможно изготовление по специальному заказу клиенту индивидуально на такое количество, которое необходимо. Поскольку пенальница небольшая по размеру, ее можно оснастить ручкой, чтобы можно было перенести.
Чтобы никто посторонний не имел доступ к ключам, дверцу шкафа закрывают на ключ или замок почтового типа. Дверца имеет крючки, на которых размещаются ключи с бирками, не упакованные в пеналы.
Есть несколько разновидностей пенальниц: обычная пенальница, которую размещают на столе/тумбе или вешают на стену, и напольная.
